会社や大学のサークルなどで宴会・飲み会を開催したい場合、大人数であればなおさら参加人数や座席の管理など、スムーズに進めにくいポイントは多いです。特に会社の忘年会・新年会はお店選びや座る席は注意して決めていく必要があります。しかし、宴会・飲み会は決して面倒なことばかりではありません。普段あまり話す機会のない職場・大学の先輩方と親しくなれることや、仕事や授業の相談に乗ってもらえるチャンスでもあります。そのためには前もって効率良く準備し、宴会・飲み会をスマートに進行しましょう。
今回は居酒屋で会社や大学の宴会や飲み会をスムーズに進めるポイントをご紹介します。新年会・忘年会など飲み会の幹事を任された方は、ぜひ参考にしてみてください。
飲み会の目的や雰囲気を把握しておきましょう
お店を選ぶ前に、その飲み会の主旨や目的を明確にしておくことが大切です。参加する人数や目的によって、飲み会に適したお店は変わってきます。飲み会の全体的なイメージを把握してからお店を選ぶようにしましょう。また、おすすめのお店を上司や先輩にあらかじめ聞いておくと、より早くお店を決められるかもしれません。特に、年末年始は忘年会・新年会シーズンのため、早めに予約しないとお店が確保できない可能性もあります。
日程調整・出席確認
会社のトップやキーパーソンとなる先輩方のスケジュールを優先して把握し、日程調整を進めていきましょう。日程を決めるのは飲み会当日から約1ヶ月前後がベストです。候補日はいきなり決定するのではなく、3～4日に絞ってから改めて都合のよい日程を聞いてみましょう。最近はExcelで参加者リストを作ることや、日程調整ツールと呼ばれる飲み会やイベントの出席確認を簡単に進められるアプリの利用も有効な手段です。また、会費の集金は飲み会が始まる前か前日までに集めておくと、集金確認がしやすく金銭トラブルを避けられます。さらに、飲み会の幹事は単独で行わず、同期や後輩に手伝ってもらったほうがより効率的でスムーズに進められます。
席順はあらかじめ決めておく
事前に席順を決めておくと当日の流れがスムーズです。基本的に主賓やトップの人たちは、一番奥の席（上座）にすることを頭に入れておきましょう。幹事は最も入り口に近い席（下座）が望ましいです。また、幹事の周りは同期や後輩など、飲み会をサポートしてくれる人たちを近くにしておくと進行しやすくなります。心配な方は一度座席表を作成し、頼りになる先輩たちに相談してみましょう。例年どのように席を決めているのか、席替えについて聞いてみるのもおすすめです。
ドリンクの注文や始まりの挨拶・仕切り
通常、始まりの挨拶をしてから乾杯する流れが一般的なので、ファーストドリンクの注文は挨拶が始まる前に終わらせておくことが望ましいです。参加者からドリンクの注文を聞くときはメモ帳に書いてから、全員の注文を従業員に伝えると効率がよいです。また、できるだけ誰が何を注文したか覚えておき、参加者がドリンクを手に取りやすいようにしておけば、挨拶・乾杯までの流れがスムーズに進みます。
飲み会の始まりや締めの挨拶は幹事が担うことが多いです。基本的に堅苦しく長い挨拶は避けましょう。さらに、挨拶を上司やほかの人にお願いする場合は、事前に伝えておくのがマナーです。締めの挨拶で二次会の話をしておくと、二次会の移動もしやすくなります。
写真撮影や場合によってはサプライズも
飲み会中の風景や集合写真を撮影したい場合は、あらかじめ撮影係を決めておきましょう。集合写真を撮影する場合は場所や撮影方法を打ち合わせしておくとよいです。撮影した写真をどのように共有するかも考えておきましょう。また、深夜に共有するのはあまりよくありません。翌朝になってからの共有が望ましいです。
余裕があれば、飲み会の参加者で誕生日の人がいないかチェックしておくとサプライズが仕掛けられます。飲み会がより盛り上がるようなイベントを作り、参加者が楽しめる工夫を心がけましょう。喫煙者と非喫煙者の席を離すことや、酔っ払った人の介抱や具合が悪くなっている人がいないかなど、常に目を配ることも幹事の仕事です。
まとめ
飲み会の幹事はたいへんな仕事ですが、社会人としての振る舞いや上司・先輩との交流を深められるよい機会です。飲み会の幹事を通じて、物事の段取りやコミュニケーション能力など、仕事に必要な技術を身に付け、今後の仕事につなげていきましょう。
また、福岡で新年会や歓迎会などの飲み会を催すときは、ぜひ「居酒屋 笑店」にお任せください。幹事の方も安心して選べる、目的・予算に合わせたコースメニューを用意しています。イベントの打ち上げや同窓会にも利用できます。少人数なら個室で人目を気にせず楽しめます。ご予約の受付は電話からお気軽に問い合わせください。
